Avis de confidentialité

Influence Emobility Ltd

Général
1. Influence Emobility Ltd Limited trading as Influence Emobility ("nous" ou "Influence Emobility") prend très au sérieux la confidentialité de vos informations.
2. Le présent avis de confidentialité a pour but d'expliquer nos pratiques en matière de collecte, d'utilisation et de divulgation des informations personnelles que nous pouvons détenir sur les clients, les fournisseurs, les faiseurs d'opinion, les influenceurs, les journalistes et autres tiers. Le présent avis de confidentialité ne s'applique pas aux informations que nous détenons sur notre personnel et nos contractants, qui font l'objet d'un avis de confidentialité distinct.
3. Cet avis s'applique à toutes les informations personnelles que nous détenons sur des individus (autres que le personnel), qu'ils soient clients ou non. Dans le présent avis, le terme "vous" désigne toute personne dont nous détenons ou traitons les données personnelles.
4. Le présent avis est régi par le règlement général de l'UE sur la protection des données (le "RGPD") à compter du 25 mai 2018.
5. Le présent avis s'applique aux données personnelles que nous détenons à votre sujet. "Données personnelles" signifie les informations qui vous concernent en tant que personne identifiée ou identifiable.
Base juridique sur laquelle nous traitons les données personnelles
1. Les données personnelles que nous détenons à votre sujet seront traitées légalement sur la base de l'une des raisons légales suivantes (appelées "base légale") :
2. Parce que le traitement est nécessaire pour un "intérêt légitime", un intérêt légitime dans ce contexte signifie un intérêt valide que nous avons ou qu'un tiers a dans le traitement de vos données personnelles qui n'est pas supplanté par vos intérêts dans la confidentialité et la sécurité des données.
3. Parce que le traitement est nécessaire pour nous permettre de respecter nos obligations en vertu d'un contrat entre vous ou votre employeur et nous ; ou
4. Parce que vous avez consenti au traitement.
Données personnelles que nous collectons
1. Nous pouvons recueillir et traiter les données personnelles suivantes vous concernant :
2. Les coordonnées que nous détenons parce que vous êtes employé ou engagé par l'un de nos clients (par exemple votre adresse électronique ou votre numéro de téléphone) ("coordonnées du client").
3. Les informations biographiques et autres informations personnelles que vous nous fournissez en tant que client ou en votre qualité d'employé de notre client, dans le cadre de nos services ("informations biographiques") ;
4. Les informations de contact que nous détenons parce que vous êtes un tiers en rapport avec les services que nous fournissons à nos clients (vous pouvez par exemple être un fournisseur ou un journaliste) ("Informations de contact des tiers") ;
5. Les enregistrements des courriels et autres correspondances entre vous et nous et nos employés ("Informations sur les communications") ;
6. Des informations sur votre expertise, vos affiliations, vos domaines d'intérêt ou vos publications ("informations sur les intérêts") ;
7. Autres informations publiques généralement disponibles ("Informations publiques").
8. Vous n'êtes pas tenu de nous fournir des informations personnelles et vous pouvez retirer notre autorisation de traiter vos données personnelles (ou nous demander de restreindre notre traitement - voir la clause 8) à tout moment.

Comment nous traitons vos données personnelles
1. Veuillez consulter le tableau ci-dessous, qui présente la manière dont nous traiterons les différents types de données personnelles que nous détenons et la base juridique utilisée pour le traitement :

Objectif/activité	Type de données	Base légale du traitement, y compris la base de l'intérêt légitime
Lorsque vous ou votre employeur nous engagez pour fournir des services	Coordonnées du client Informations biographiques	Exécution d'un contrat avec vous. Nécessaire pour nos intérêts légitimes (établir les informations nécessaires vous concernant afin de fournir nos services).
Lorsque nous fournissons des services à vous / à votre employeur.	Coordonnées du client Informations biographiques Informations de communication Informations d'intérêt	Exécution d'un contrat avec vous. Nécessaire pour nos intérêts légitimes (pour gérer notre entreprise et vous fournir des services de communication).
Lorsque nous communiquons avec des tiers au nom de nos clients dans le cadre de la fourniture de nos services de communication.	Coordonnées de tiers Informations biographiques et passeport Informations d'intérêt Informations publiques	Nécessaire pour nos intérêts légitimes (pour fournir des services de communication à nos clients).
Pour gérer et administrer notre relation avec vous en tant que client ou tiers, ce qui peut inclure : (a) vous informer des modifications apportées à notre avis de confidentialité ou à nos conditions d'engagement ; (b) traiter une plainte ou une observation.	Coordonnées des clients Coordonnées des tiers Informations sur les communications	Exécution d'un contrat avec vous. Nécessaire pour se conformer à une obligation légale. Nécessaire pour nos intérêts légitimes.
Vous inviter à des événements pour le compte de nos clients ou à des événements généraux dans des domaines d'intérêt ou de préoccupation donnés (qui peuvent ou non être organisés par nous) ;	Coordonnées du client Coordonnées du tiers Informations sur les intérêts	Nécessaire pour nos intérêts légitimes à fournir des services de communication à nos clients.
Engager le dialogue, fournir des informations et communiquer avec vous, en notre nom ou au nom de nos clients, au sujet de : nos clients ; les domaines d'intérêt ou de préoccupation ; la politique publique et économique ; ou d'autres organisations et individus.	Coordonnées de tiers Informations biographiques Informations d'intérêt Informations publiques	Nécessaire pour nos intérêts légitimes.

Conservation des données
1. Notre politique actuelle de conservation des données consiste à supprimer ou à détruire (dans la mesure où nous sommes en mesure de le faire) les données personnelles que nous détenons à votre sujet conformément à ce qui suit :

Catégorie de données à caractère personnel	Durée de la rétention
Documents pertinents à des fins fiscales	8 ans à compter de la fin de l'année fiscale à laquelle les documents se rapportent
Les données personnelles traitées dans le cadre d'un contrat entre vous (ou votre employeur) et nous.	7 ans à compter de la fin de notre contrat avec vous ou votre employeur
Données personnelles détenues dans des bases de données de contacts généraux	3 ans à partir de la dernière date à laquelle vous avez interagi avec nous.

Pour toute catégorie de données à caractère personnel qui n'est pas spécifiquement définie dans le présent avis, et sauf disposition contraire de la loi applicable, la période de conservation requise pour toute donnée à caractère personnel sera réputée être de 7 ans à compter de la date de réception par nous de ces données.
Les périodes de conservation indiquées dans le présent avis peuvent être prolongées ou raccourcies selon les besoins (par exemple, dans le cas où une procédure judiciaire s'applique aux données ou si une enquête est en cours sur les données).
Nous examinons régulièrement les données personnelles (et les catégories de données personnelles) que nous détenons pour nous assurer qu'elles sont toujours pertinentes pour notre activité et qu'elles sont exactes. Si nous découvrons que certaines données que nous détenons ne sont plus nécessaires ou exactes, nous prendrons des mesures raisonnables pour corriger ou supprimer ces données, le cas échéant.
Si vous souhaitez demander que les données que nous détenons à votre sujet soient modifiées ou supprimées, veuillez vous référer à la clause 8 ci-dessous, qui explique vos droits en matière de confidentialité.

Partage de vos informations
1. Nous ne divulguons pas les informations personnelles que vous fournissez à des tiers, sauf dans les cas suivants :
  1. Dans le cadre de la fourniture de services de communication, nous pouvons être amenés à divulguer des informations à des associés et à des fournisseurs, à des journalistes, à des organisations de médias et à d'autres parties intéressées (bien que nous ne divulguions généralement pas les coordonnées personnelles sans votre consentement) ;
  2. Si nous sous-traitons des services à un tiers, nous pouvons fournir des informations à ce tiers afin de fournir les services en question ;
2. si nous sommes dans l'obligation de divulguer ou de partager vos données personnelles afin de nous conformer à une obligation légale (par exemple, si nous y sommes contraints par une décision de justice ou à des fins de prévention de la fraude ou d'autres délits) ;
3. afin de faire respecter les conditions ou les accords relatifs à nos services ;
4. pour protéger nos droits, nos biens et notre sécurité, ou les droits, les biens et la sécurité de nos utilisateurs ou de tout autre tiers. Cela inclut l'échange d'informations à des fins de protection contre la fraude et de réduction du risque de crédit.

En dehors de ce qui est indiqué ci-dessus, nous ne divulguerons aucune de vos informations personnelles à moins que vous ne nous en donniez l'autorisation. Si nous fournissons vos informations personnelles à un tiers, nous prendrons des mesures pour nous assurer que vos droits à la vie privée sont protégés et que ce tiers respecte les conditions de la présente notice.

Sécurité
1. Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour garantir l'application de mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de sauvegarder les informations que nous recueillons auprès de vous et de les protéger contre tout accès illicite et toute perte ou tout dommage accidentel.
2. Le présent avis et nos procédures de traitement des données personnelles seront révisés si nécessaire.
Votre droit à la vie privée
1. Le GDPR vous donne les droits suivants en ce qui concerne les données personnelles que nous détenons à votre sujet :

Le droit d'être informé	Vous avez le droit de connaître nos activités de protection et de traitement des données à caractère personnel, dont les détails sont contenus dans le présent avis.
Le droit d'accès	Vous pouvez faire ce que l'on appelle une demande d'accès aux données personnelles ("SAR") pour demander des informations sur les données personnelles que nous détenons à votre sujet (gratuitement, à l'exception des frais raisonnables pour les demandes répétées). Si vous souhaitez faire une demande d'accès, veuillez nous contacter comme indiqué ci-dessous.
Le droit de correction	Veuillez nous informer si les informations que nous détenons à votre sujet sont incomplètes ou inexactes de quelque manière que ce soit et nous mettrons nos dossiers à jour dès que possible, mais en tout état de cause dans un délai d'un mois. Nous prendrons des mesures raisonnables pour communiquer le changement à tout tiers à qui nous avons transmis les mêmes informations.
Le droit à l'effacement (le "droit à l'oubli")	Veuillez nous informer si vous ne souhaitez plus que nous conservions des données personnelles vous concernant (bien qu'en pratique, cela puisse limiter ou restreindre notre capacité à fournir des services ou une assistance). À moins que nous ayons des motifs raisonnables de refuser l'effacement, à la réception d'une telle demande, nous supprimerons de manière sécurisée les données personnelles en question dans un délai d'un mois. Les données peuvent continuer à exister sous forme de sauvegarde, mais nous prendrons des mesures pour nous assurer qu'elles ne seront pas accessibles. Nous communiquerons l'effacement à tous les tiers auxquels nous avons transmis les mêmes informations.
Le droit de restreindre le traitement	Vous pouvez nous demander de ne plus traiter vos données personnelles de certaines manières, sans pour autant nous obliger à supprimer ces mêmes données.
Le droit à la portabilité des données	Vous avez le droit de recevoir des copies des données personnelles que nous détenons à votre sujet dans un format couramment utilisé et facilement stockable (veuillez nous indiquer un format qui vous convient). Vous pouvez également demander que nous transférions vos données personnelles directement à un tiers (lorsque cela est techniquement possible).
Le droit d'opposition	À moins que nous n'ayons des motifs légitimes impérieux pour ce traitement, vous pouvez vous opposer à ce que nous utilisions vos données personnelles à des fins de marketing direct (y compris le profilage) ou à des fins de recherche ou de statistiques. Veuillez nous notifier votre objection et nous cesserons volontiers ce traitement.
Droit de retirer le consentement	Si nous nous basons sur votre consentement pour traiter vos données personnelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Même si vous n'avez pas expressément donné votre consentement à notre traitement, vous avez également le droit de vous opposer (voir ci-dessus).

Toutes les déclarations de soupçon et autres demandes ou notifications concernant les droits susmentionnés doivent nous être envoyées par écrit à Influence Emobility Limited, FAO Data Protection Manager, 22 Soho Square, Londres, W1D 4NS ou datamanager@influenceassociates.com
Nous nous efforcerons de répondre à ces demandes dans les meilleurs délais, mais en tout état de cause, nous y répondrons dans un délai d'un mois à compter de leur réception (à moins qu'un délai de réponse plus long ne soit raisonnable en raison de la complexité ou du nombre de vos demandes).

Violations de données
1. Si les données personnelles que nous détenons à votre sujet font l'objet d'une violation ou d'une divulgation ou d'un accès non autorisé, nous le signalerons au Bureau du commissaire à l'information (ICO) et/ou à notre responsable ou agent de la protection des données (si un agent a été nommé).
2. Si une violation est susceptible d'entraîner un risque pour vos droits et libertés en matière de données, nous vous en informerons dès que possible.
Transfert de vos informations en dehors de l'Europe
1. Nos services sont de nature internationale. Dans le cadre des services que nous fournissons, les informations peuvent être transférées, traitées et stockées dans des pays ou des organisations internationales situés en dehors de l'EEE.
2. Nous ne transférerons aucune donnée de manière systématique en dehors de l'EEE mais il peut y avoir des circonstances dans lesquelles certaines informations personnelles sont transférées en dehors de l'EEE, en particulier :
  1. Nous pouvons être amenés à communiquer avec des personnes ou des organisations situées en dehors de l'EEE dans le cadre de la prestation de nos services, ces communications pouvant inclure des informations personnelles (telles que des informations de contact) ;
  2. Nous pouvons être tenus de fournir certaines informations personnelles dans le cadre d'une obligation légale de déclaration à une entité située en dehors de l'EEE (par exemple le gouvernement fédéral américain) et certaines de ces informations peuvent être rendues publiques ;
3. De temps à autre, vos informations peuvent être stockées dans des appareils utilisés par notre personnel en dehors de l'EEE (mais le personnel sera soumis à nos politiques de cybersécurité).
4. Si nous transférons vos informations en dehors de l'EEE, et que le pays tiers ou l'organisation internationale en question n'a pas été jugé par la Commission européenne comme ayant des lois adéquates en matière de protection des données, nous fournirons des garanties appropriées et vos droits en matière de protection de la vie privée continueront à nous être opposables comme indiqué dans le présent avis.

Nous contacter

Si, à tout moment, vous souhaitez nous contacter pour nous faire part de votre point de vue sur nos pratiques en matière de protection de la vie privée, ou pour toute demande ou plainte concernant vos informations personnelles ou la manière dont elles sont traitées, vous pouvez le faire aux adresses suivantes Influence Emobility Limited, FAO Data Protection Manager, 22 Soho Square, Londres, W1D 4NS ou datamanager@influenceassociates.com.